FP Consultancy · VIDEN
Hvad skal en brugbar månedsrapport indeholde?
En månedsrapport skaber værdi, når den forklarer udviklingen, peger på årsager og gør næste beslutning tydelig. Her er en enkel struktur.
En månedsrapport skal give modtageren overblik over, hvad der er sket, hvorfor det er sket, og hvad udviklingen betyder for resten af perioden. Et stort antal tabeller er ikke et mål i sig selv.
Begynd med beslutningen
Afklar, hvem rapporten er til, og hvilke beslutninger den skal understøtte. En afdelingsleder kan have behov for at følge bemanding og ressourceforbrug. En virksomhedsejer kan have behov for at forstå indtjening og likviditet. Rapportens indhold skal passe til modtagerens ansvar.
Vis budget, realiserede tal og forventning
En enkel økonomioversigt kan vise budget og realiserede tal for måneden og året til dato. Tilføj afvigelser i kroner og procent, hvor det giver mening. Et forecast beskriver den aktuelle forventning til den resterende periode og bør bygge på tydelige forudsætninger.
Hvis en omkostning er budgetteret til 100.000 kr. og ender på 110.000 kr., er afvigelsen ved definitionen realiseret minus budget 10.000 kr. eller 10 %. Den samme definition anvendt på indtægter giver ikke samme vurdering af, om udviklingen er positiv. Fortegn og betydning skal derfor forklares.
Forklar de væsentlige afvigelser
Vælg de afvigelser, der er store nok eller vigtige nok til at ændre en beslutning. Skeln mellem dokumenterede årsager og hypoteser, der kræver undersøgelse.
- Hvad er den økonomiske forskel?
- Hvilken aktivitet eller prisændring forklarer den?
- Er effekten midlertidig eller forventes den at fortsætte?
- Hvad betyder den for forecastet?
Afslut med handling og ansvar
En kort anbefaling bør beskrive den mulige handling, hvem der undersøger eller beslutter den, og hvornår der følges op. Rapporten må gerne pege på usikkerhed. Det er mere nyttigt end en præcis konklusion uden tilstrækkeligt datagrundlag.
Kontrollér tallene før udsendelse
Afstem datagrundlaget, brug samme periodeafgrænsning, og dokumentér definitionerne på de centrale nøgletal. Kontroller særligt formler, fortegn og procentberegninger. Ved budget på nul bør procentafvigelsen markeres som ikke beregnelig frem for at vise en misvisende procent.
FP Consultancy hjælper med at forbinde rapportering, økonomiske forklaringer og beslutninger. En gennemarbejdet rapport kan gøre økonomiopfølgningen mere anvendelig uden at gøre den længere.